Politique de confidentialité

EventDock B.V. (« EventDock », « nous », « notre », « nos ») attache une grande importance à la protection des données à caractère personnel. Dans la présente Politique de confidentialité, nous expliquons quelles données à caractère personnel nous traitons, pour quelles raisons, sur quelle base juridique, pendant combien de temps nous les conservons et de quels droits vous disposez.

La présente Politique de confidentialité s'applique à notre site Internet (www.eventdock.nl) et à nos services : la location de systèmes de sécurité, la vente d'équipements, les travaux d'installation et de projet, ainsi que les services récurrents tels que la connectivité, le stockage sur le cloud, la surveillance, l'assistance à distance et la maintenance.

La présente Politique de confidentialité et notre Accord de traitement des données sont complémentaires. La présente Politique de confidentialité informe les personnes concernées des opérations de traitement pour lesquelles EventDock est elle-même le responsable du traitement. L'Accord de traitement des données régit les modalités convenues entre EventDock et le Client professionnel concernant les données de caméras et de détection qu'EventDock traite pour le compte de ce Client.

Nous traitons les données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux autres législations applicables relatives à la protection de la vie privée.

La répartition des rôles en vertu du RGPD est déterminée par opération de traitement.

EventDock en tant que responsable du traitement : EventDock est le responsable du traitement pour les données à caractère personnel qu'elle traite pour ses propres finalités professionnelles, notamment la gestion des clients et des contacts, les devis et la facturation, les données de compte, l'utilisation du site Internet, le marketing et les lettres d'information, l'assistance et les journaux système, la sécurité, la prévention de la fraude ainsi que la conduite de ses propres activités commerciales.

EventDock en tant que sous-traitant : Pour les images de caméras, les données de détection et les données connexes qu'EventDock traite exclusivement pour le compte d'un Client, EventDock agit en principe en qualité de sous-traitant et le Client est le responsable du traitement. Dans ce cas, le Client détermine la finalité, les paramètres, la durée de conservation et les personnes disposant d'un accès. Ces opérations de traitement sont régies par l'Accord de traitement des données ; voir également l'article 7.

Coordonnées : EventDock B.V. Email : privacy@eventdock.nl Téléphone : +31 85 505 5059 Site Internet : www.eventdock.nl

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessus.

EventDock n'a actuellement pas désigné de Délégué à la protection des données. Pour toute question relative à la protection de la vie privée, vous pouvez nous contacter à l'adresse privacy@eventdock.nl.

Nous réévaluons périodiquement si la nature et la portée de nos activités de traitement exigent la désignation d'un Délégué à la protection des données.

Nous traitons les catégories suivantes de données à caractère personnel :

Données de compte et de contact : - Prénom et nom de famille - Adresse e-mail et numéro de téléphone - Fonction et organisation pour laquelle vous travaillez - Nom de l'entreprise, Chambre de commerce néerlandaise (KvK) et numéro de TVA (le cas échéant)

Données de commande, de location et de vente : - Adresse de livraison, d'installation et de facturation - Données de paiement et de facturation - Historique des commandes, des locations et des achats - Périodes de location, abonnements et échéances

Installation, service et maintenance : - Rendez-vous d'installation, planification et personnes de contact sur place - Données de localisation des équipements et installations - Numéros de série et configurations du système associés à un Client - Historique de service et de maintenance, signalements d'anomalies et demandes d'intervention sous garantie - Sessions d'assistance à distance, rapports d'installation et de maintenance

Données techniques : - Adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation et informations sur l'appareil - Cookies et technologies similaires (voir notre Politique relative aux cookies)

Données de communication : - Correspondance par e-mail, téléphone, WhatsApp ou formulaires - Commentaires, avis et demandes d'assistance au service client

Données de caméra et de détection (pour les systèmes de sécurité fournis, loués, gérés ou pris en charge par EventDock) : - Images de caméra, fragments vidéo et instantanés - Horodatages, données de localisation et d'identification de la caméra - Événements de détection et classifications d'objets, tels que personne ou véhicule - Métadonnées de mouvement et de détection - Données de plaque d'immatriculation, si la reconnaissance de plaques d'immatriculation (ANPR/LPR) est utilisée - Données biométriques, si la reconnaissance faciale est utilisée ; voir l'article 8

Journaux de plateforme et d'audit : - Identifiant utilisateur, moments de connexion et adresses IP - Images visualisées, téléchargées ou exportées - Modifications des paramètres, des utilisateurs et des autorisations - Journaux de sécurité et d'accès

Source des données à caractère personnel : Nous recevons des données à caractère personnel directement de votre part, de l'organisation pour laquelle vous travaillez, d'autres utilisateurs au sein de votre organisation, de partenaires commerciaux ou de sources professionnelles publiques. Les données de caméra et de détection sont collectées via les systèmes installés sur un site ; pour ces données, le Client est en principe le responsable du traitement.

Nous traitons des données à caractère personnel aux fins suivantes :

Exécution du Contrat : - Traitement des demandes d'information, devis, commandes et réservations - Livraison, positionnement, installation, maintenance et reprise des systèmes - Facturation et traitement des paiements - Support, analyse des pannes, gestion à distance et service client - Fourniture de services récurrents tels que la connectivité, le stockage cloud et la surveillance

Intérêts légitimes, par finalité : - Sécurité de nos systèmes, comptes et plateforme : prévention des accès non autorisés et des abus, y compris la tenue de journaux de plateforme et d'audit - Lutte contre la fraude : détection et prévention des commandes, paiements et demandes frauduleux - Amélioration des produits : amélioration de nos produits, de notre site Internet et de nos services sur la base des informations relatives à l'utilisation et aux pannes - Gestion opérationnelle : administration, reporting, assurance qualité, assurances et justification ou défense de réclamations - Communication commerciale avec les Clients existants concernant des produits et services comparables

Pour les traitements fondés sur un intérêt légitime, nous mettons cet intérêt en balance avec vos intérêts, libertés et droits fondamentaux. Vous pouvez vous y opposer ; voir l'article 11.

Avec votre consentement : - Envoi de newsletters et de communications marketing à des personnes avec lesquelles nous n'avons aucune relation existante - Dépôt de cookies non essentiels, si nous venions à en utiliser à l'avenir

Obligations légales : - Respect des obligations fiscales et comptables - Respect des délais de conservation légaux et des demandes d'informations émanant des autorités compétentes

Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base des fondements juridiques suivants :

Exécution du Contrat (art. 6(1)(b) du RGPD) : Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie, ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, telles que le traitement d'une demande de renseignements, d'une location, d'un achat ou d'une installation.

Intérêt légitime (art. 6(1)(f) du RGPD) : Pour les intérêts précisés par finalité à l'article 5, à condition que vos intérêts, libertés et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ceux-ci.

Consentement (art. 6(1)(a) du RGPD) : Lorsque vous avez donné votre consentement exprès, par exemple pour les lettres d'information. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Obligation légale (art. 6(1)(c) du RGPD) : Lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale.

Catégories particulières de données à caractère personnel (art. 9 du RGPD) : La reconnaissance faciale traite des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique. Un tel traitement requiert une exception au titre de l'article 9 du RGPD, telle que le consentement explicite de la personne concernée ou une autre base prévue par la loi. Pour les systèmes qu'EventDock fournit ou gère pour le compte d'un Client, ce Client, en tant que responsable du traitement, est responsable de l'établissement et de la documentation d'une base juridique valable, de la réalisation de l'analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) préalable requise et de l'information des personnes concernées.

Les dispositions suivantes s'appliquent aux systèmes de sécurité fournis, loués, gérés ou pris en charge par EventDock.

Rôles des parties : Pour les images de caméras et les données de détection, EventDock agit en principe en tant que sous-traitant et le Client est le responsable du traitement. Ce traitement s'effectue exclusivement sur les instructions du Client et sur la base d'un Accord de traitement des données. Les fournisseurs qui traitent des données de caméras ou de détection pour le compte d'EventDock sont qualifiés de sous-traitants ultérieurs ; l'Accord de traitement des données régit leur engagement.

Formes de stockage : - Stockage local sur les équipements d'EventDock sur site, par exemple dans le mât ou le boîtier - Stockage local dans les propres systèmes du Client ou sur les propres équipements du Client - Stockage cloud EventDock, uniquement lorsque cela a été convenu - Services cloud ou plateformes tiers externes, lorsque le Client fait ce choix ou que cela fait partie de la configuration convenue

La forme de stockage applicable découle de la configuration et des accords conclus. Pour les données présentes dans les systèmes du Client ou auprès d'un tiers externe choisi par le Client, ce Client ou ce fournisseur respectif est responsable de la sécurité, de l'accès, de la conservation et de la suppression.

Sécurité : Les données de caméras et de détection sont protégées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, comprenant, le cas échéant, le chiffrement en transit et au repos, la sécurité des accès, la gestion des utilisateurs basée sur les rôles et la journalisation des accès et des exportations.

Durées de conservation : - La durée de conservation des images de caméras est convenue avec le Client et dépend de la finalité du traitement et de la configuration technique - En tant que responsable du traitement, le Client est responsable de fixer une durée de conservation appropriée et aussi courte que possible - EventDock supprime les données conformément aux instructions du Client et à l'Accord de traitement des données - Les images stockées uniquement localement sur les équipements sont effacées lors de l'enlèvement ou du démontage - Les images conservées dans le stockage cloud d'EventDock sont supprimées dans un délai de 30 jours après la fin de la Période de location ou de l'abonnement, sauf convention contraire ou obligations légales contraires

Responsabilités du Client : - En tant que responsable du traitement, le Client est responsable de l'information des personnes concernées au sujet de la surveillance par caméra, y compris, le cas échéant, de l'affichage de panneaux d'information ou d'avertissement clairement visibles et de la mise à disposition d'informations complémentaires relatives à la protection de la vie privée - Le Client évalue si une AIPD est requise et la réalise. EventDock assiste raisonnablement le Client à cette fin, dans la mesure où les informations requises se rapportent au traitement fourni par EventDock - Le Client détermine les paramètres, notamment l'orientation des caméras, les masques de confidentialité, les fonctionnalités de détection et les droits d'accès - Le Client traite les demandes des personnes concernées relatives aux images de caméras ; voir l'article 11

Nos systèmes de sécurité peuvent utiliser l'analyse automatisée d'images afin de détecter et de classifier, par exemple, des personnes, des véhicules, des mouvements ou d'autres événements. Cette analyse peut être utilisée pour signaler des événements ou générer des alertes. EventDock n'utilise pas cette analyse pour une prise de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à l'égard des personnes concernées ou les affectant de manière significative de façon similaire.

Détection d'objets par IA : La détection d'objets reconnaît des catégories, telles que personne, véhicule, animal ou objet, ainsi que les mouvements au sein d'une image. Elle n'utilise pas de caractéristiques biométriques pour identifier de manière unique une personne. La détection est probabiliste : des alertes incorrectes (faux positifs) et des événements non détectés (faux négatifs) peuvent survenir. Les classifications sont indicatives et ne constituent pas une preuve d'identité.

Reconnaissance de plaques d'immatriculation (ANPR/LPR) : Avec la reconnaissance de plaques d'immatriculation, les plaques d'immatriculation sont lues et enregistrées, par exemple à des fins de contrôle d'accès ou d'enregistrement des mouvements de véhicules. Une plaque d'immatriculation peut constituer une donnée à caractère personnel. Le Client détermine si cette fonctionnalité est utilisée, à quelle fin et pendant combien de temps les données sont conservées.

Reconnaissance faciale biométrique : Nos systèmes peuvent inclure la reconnaissance faciale. Cela implique le traitement de données biométriques aux fins d'identifier des personnes de manière unique. Il s'agit d'un traitement de catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'article 9 du RGPD, soumis à des exigences plus strictes que la détection d'objets ordinaire : une exception valide en vertu de l'article 9 du RGPD doit s'appliquer, une AIPD est en principe obligatoire et les personnes concernées doivent être clairement informées. Pour les systèmes qu'EventDock fournit ou gère pour le compte d'un Client, ce Client en est responsable en qualité de responsable du traitement ; EventDock effectue le traitement uniquement sur instruction et conformément à l'Accord de traitement des données.

Lorsqu'EventDock introduit elle-même de nouvelles fonctionnalités d'IA, de surveillance, de lecture de plaques d'immatriculation ou d'analyse pour lesquelles elle détermine les finalités et les moyens, EventDock évalue préalablement si une AIPD est nécessaire et documente cette évaluation.

Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec les catégories suivantes de destinataires, uniquement dans la mesure où cela est nécessaire :

Prestataires de services et sous-traitants : - Prestataires de services de paiement - Fournisseurs d'hébergement et de services cloud - Fournisseurs de services de communication et de messagerie électronique - Fournisseurs d'outils d'analyse - Partenaires logistiques et transporteurs - Fournisseurs de logiciels et d'outils d'assistance - Fournisseurs de services de sécurité et de surveillance

Tiers : - Autorités publiques et autorités de contrôle lorsque la loi l'exige - Conseils professionnels, tels que des experts-comptables et des avocats - Assureurs, dans le cadre de dommages ou de sinistres

Nous ne vendons jamais vos données à caractère personnel à des tiers.

Nous concluons des accords de traitement des données avec les sous-traitants afin qu'ils traitent les données avec un niveau de protection approprié. Une liste actualisée des (sous-)traitants ultérieurs pertinents peut être fournie sur demande à privacy@eventdock.nl. Pour les données de caméras et de détection pour lesquelles EventDock agit en qualité de sous-traitant, le recours à des sous-traitants ultérieurs s'effectue par le biais de l'Accord de traitement des données conclu avec le Client.

Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été traitées.

Durées générales de conservation : - Données de compte : tant que vous disposez d'un compte, plus 2 ans après la résiliation - Données de commande, de facturation et administratives : 7 ans (obligation légale de conservation fiscale) - Données de communication : 2 ans après le dernier contact - Données d'installation, de service et de maintenance : pendant la durée des Services et, par la suite, aussi longtemps que nécessaire aux fins de garantie, de responsabilité et d'historique de maintenance, en principe pas plus de 5 ans - Inscription à la newsletter : tant que vous êtes abonné, plus 1 an maximum après le désabonnement - Préférences marketing : tant que ces préférences s'appliquent - Données de désabonnement et d'exclusion : nous conservons un enregistrement minimal des désabonnements aussi longtemps que nécessaire afin d'éviter que vous ne soyez recontacté - Journaux de plateforme et d'audit : en principe pas plus de 12 mois, à moins qu'un incident ne justifie une conservation plus longue - Données de caméra et de détection : conformément à l'article 7 et aux instructions du Client

Une fois la durée de conservation expirée, les données sont supprimées ou anonymisées.

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données à caractère personnel :

Droit d'accès : Vous avez le droit de savoir quelles données à caractère personnel nous traitons vous concernant et d'en recevoir une copie.

Droit de rectification : Vous avez le droit de faire rectifier des données à caractère personnel inexactes ou de faire compléter des données incomplètes.

Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : Vous avez le droit de faire effacer vos données à caractère personnel, pour autant que nous n'ayons aucun motif légal ou contractuel de les conserver.

Droit à la limitation du traitement : Vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances.

Droit à la portabilité des données : Vous avez le droit de recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Droit d'opposition : Vous avez le droit de vous opposer à un traitement fondé sur un intérêt légitime, ainsi qu'au marketing direct.

Droit de retirer son consentement : Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Exercice de vos droits : Vous pouvez envoyer votre demande à privacy@eventdock.nl. EventDock peut demander des informations supplémentaires lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour établir l'identité de la personne formulant la demande ; pour les demandes concernant des images de caméras, c'est presque toujours le cas. Nous répondrons en principe dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois au maximum dans les cas où le RGPD le permet. Si nous prolongeons ce délai, nous vous en informerons.

Demandes concernant les images de caméras : Pour les demandes relatives à des images de caméras pour lesquelles un Client est le responsable du traitement, la personne concernée doit en principe contacter ce Client, par exemple l'organisation exploitant la vidéosurveillance sur le site. Si EventDock reçoit une telle demande, EventDock la traitera conformément à l'Accord de traitement des données et, le cas échéant, la transmettra au Client ou assistera le Client dans le cadre de celle-ci.

EventDock n'a pas recours à une prise de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire, au sens de l'article 22 du RGPD.

Nous utilisons toutefois des processus automatisés pour :
- Calculer la disponibilité et les prix des Produits
- Générer des devis sur la base de votre sélection
- Signaler les transactions potentiellement frauduleuses

Ces processus n'aboutissent pas à des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé ; une intervention humaine est toujours possible.

L'article 8 s'applique à l'analyse automatisée des images de caméras, à la détection, à la reconnaissance des plaques d'immatriculation et à la reconnaissance faciale.

Si, à l'avenir, nous devions avoir recours à une prise de décision automatisée au sens de l'article 22 du RGPD, nous vous en informerons et mettrons en œuvre les garanties requises.

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, perte, altération ou destruction.

Nos mesures comprennent notamment : - Le chiffrement en transit (TLS) et, le cas échéant, le chiffrement des données stockées - La gestion des accès, l'authentification et les autorisations basées sur les rôles - La journalisation des accès, des modifications et des exportations de données - L'évaluation périodique des mesures de sécurité et des fournisseurs - La sensibilisation et la formation du personnel en matière de vie privée et de sécurité - Une procédure de gestion des incidents de sécurité et des violations de données

Violations de données : - Pour les opérations de traitement pour lesquelles EventDock est le responsable du traitement, nous signalons toute violation de données à l'Autorité néerlandaise de protection des données lorsque la loi l'exige, et nous informons les personnes concernées lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés. Il s'agit de deux évaluations distinctes assorties de seuils différents - Pour les opérations de traitement pour lesquelles EventDock est un sous-traitant, y compris les données de caméra et de détection, EventDock informe le Client en tant que responsable du traitement dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance et assiste le Client dans son obligation de notification. Dans ce cas, le Client décide de la notification à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées

Les données à caractère personnel peuvent être transférées et traitées dans des pays situés en dehors de l'Espace économique européen (EEE), par exemple lorsqu'un fournisseur y est établi ou fournit une assistance depuis ces pays.

Cela peut s'appliquer en particulier aux types de services suivants : services de cloud et d'hébergement, outils d'assistance et de support (helpdesk), services d'e-mail et de communication, outils d'analyse et autres fournisseurs de SaaS.

Nous veillons à ce que ces transferts soient conformes au RGPD en :
- Transférant les données vers des pays faisant l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, ou
- Utilisant les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne, et
- Prenant des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires lorsque cela est nécessaire

Dans la mesure où le RGPD s'applique dans l'ensemble de l'UE et de l'EEE, nous maintenons une politique de confidentialité unique pour tous les pays dans lesquels nous opérons, y compris les Pays-Bas, la Belgique, l'Allemagne et l'Autriche.

Vous pouvez demander des informations complémentaires sur les garanties appliquées aux transferts internationaux à l'adresse privacy@eventdock.nl.

Nos Services ne s'adressent pas aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès d'enfants n'ayant pas atteint cet âge par le biais de notre site Internet ou de notre processus de vente.

Si vous découvrez que nous avons traité des données à caractère personnel d'un enfant sans le consentement d'un parent ou d'un tuteur, veuillez nous contacter afin que nous puissions supprimer ces données.

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité de temps à autre, par exemple en cas de nouvelles fonctionnalités, de nouveaux fournisseurs ou de modification de la législation. Les modifications substantielles seront annoncées via notre site web ou par e-mail.

La date de « Dernière mise à jour » figurant en haut de la présente politique indique la date à laquelle celle-ci a été révisée pour la dernière fois.

Nous vous recommandons de consulter régulièrement la présente Politique de confidentialité.

Si vous avez une réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à l'adresse privacy@eventdock.nl. Nous serions heureux d'en discuter préalablement avec vous.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) ou, le cas échéant, auprès d'une autre autorité de contrôle compétente au sein de l'Espace économique européen, par exemple l'autorité du pays dans lequel vous résidez ou travaillez.

L'autorité de contrôle néerlandaise est :

Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374 2509 AJ DEN HAAG, the Netherlands Site web : www.autoriteitpersoonsgegevens.nl Téléphone : +31 88 1805 250

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité, le traitement de vos données à caractère personnel ou notre Accord de traitement des données, vous pouvez nous contacter :

EventDock B.V. Email : privacy@eventdock.nl Téléphone : +31 85 505 5059 Site web : www.eventdock.nl

Nous répondrons en principe dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois au maximum dans les cas où le RGPD le permet ; nous vous informerons d'une telle prolongation.